En la actualidad, la digitalización de documentos se ha convertido en una práctica común y necesaria. Los documentos digitalizados se han convertido en una manera segura y duradera de almacenar y compartir información importante. Desde actas de nacimiento hasta constancias fiscales, la digitalización ha simplificado la manera en que manejamos nuestra información y documentos. ¿Sabías que ya no requieres un escáner para poder digitalizar un documento y convertirlo a PDF? Google Drive ofrece una solución simple y efectiva para este problema.
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Cada vez es más común el uso de archivos digitales, ya sea por ahorrar papel, o por la facilidad de enviar y recibir información, por lo que si alguna vez te has visto en la necesidad de compartir un documento escaneado y convertido en PDF, pero no dispones de un escáner, no te preocupes, ya no tienes que salir de tu hogar para buscar dónde escanear, pues con Google Drive, ya es posible realizar este proceso directamente desde tu teléfono o tablet, de manera rápida y sencilla.
¿Cómo escanear un documento con Google Drive?
1. Abre Google Drive y Accede al Escáner: El primer paso es abrir la aplicación Google Drive en tu dispositivo móvil. Una vez dentro de la aplicación, dirígete a la esquina inferior derecha de la pantalla y toca el ícono de la cámara. Este ícono te dará acceso directo a la función de escaneo de documentos.
2. Escanea el Documento: Una vez que has accedido al escáner, enmarca el documento que deseas digitalizar con la cámara de tu dispositivo. Tómale una foto al documento, y si lo prefieres, puedes activar la captura automática para mayor comodidad. Además, Google Drive ofrece diversas opciones de ajuste para mejorar la calidad de tu escaneo, como:
- Recorta y rota: Ajusta el área de escaneo para incluir únicamente lo necesario y rota la imagen si es necesario.
- Aplica filtros: Puedes aplicar filtros para ajustar los colores o convertir la imagen a escala de grises, según tus preferencias.
- Elimina imperfecciones: La herramienta "Limpiar" te permite eliminar manchas, dedos u otras imperfecciones que puedan afectar la legibilidad del documento.
3. Escanea más páginas de ser necesario, si tu documento consta de varias páginas, puedes escanearlas una por una. Simplemente toca la opción "Añadir" para escanear una nueva página y repite el proceso anterior. Google Drive te permite agregar todas las páginas necesarias para completar tu documento.
4. Revisa y guarda tu documento en PDF, una vez que hayas escaneado todas las páginas necesarias, revisa el documento completo. Presiona "Hecho" cuando estés satisfecho con el resultado. A continuación, asigna un nombre al documento y elige la ubicación en tu Google Drive donde deseas guardarlo. Finalmente, toca "Guardar" para completar el proceso.
¿Y para acceder a los documentos escaneados?
Si lo que quieres es poder acceder fácilmente a los documentos que escaneaste puedes crear un acceso directo en tu pantalla de inicio de la siguiente manera:
- Busca el widget "Drive: escanear" en los widgets de tu dispositivo.
- Mantén pulsado el widget y arrástralo a tu pantalla de inicio.
- Selecciona la carpeta en Google Drive donde deseas guardar los documentos escaneados y ya está, ahora tendrás un acceso rápido y directo a la función de escaneo de Google Drive.
¿Por qué ha cobrado relevancia la la digitalización de documentos?
Los archivos PDF, cuya sigla significa "Portable Document Format" (Formato de Documento Portátil), han tomado relevancia en la era digital. Fueron desarrollados por la compañía Adobe Systems, y la función de los PDF básicamente es mantener el formato original del documento, incluyendo texto, imágenes, gráficos y diseño, independientemente del software o hardware utilizado para visualizarlos.
La ventaja de los documentos PDF radica en su capacidad para ser visualizados y compartidos de manera consistente en diversos dispositivos y plataformas, de ahí la importancia en una época de constante innovación es importante conservar ciertos archivos en su formato original sin temor a que la variación de un programa a otro los modifique o los dañe. Además, los archivos PDF ofrecen características de seguridad, como la posibilidad de ser protegidos con contraseñas, así como funciones interactivas, como formularios rellenables y enlaces a páginas web.
Ahora que ya lo sabes, escanear documentos y convertirlos en PDF te facilitará la vida ya que podrás hacerlo sin tener que salir de casa, sólo accediendo a las herramientas que Google Drive te proporciona de manera que puedas preservar la integridad de tus documentos importantes.